Minimalismus E Mail Organisation

Minimalismus E Mail Organisation - endlich ein (fast) leeres Postfach

Minimalismus E Mail Organisation ist mit dem richtigen System denkbar und gar nicht so schwer. Man muss sich an ein paar neue Abläufe gewöhnen welche sich mit der Zeit ganz von allein automatisieren. Wenn Sie im Moment keine Kontrolle mehr über Ihre Emails haben, schaffen die nachfolgenden 10 Aufräum-Tipps Abhilfe:

Minimalismus E Mail Organisation - die 10 besten Tipps

• Nützen Sie dieses Gratis-Tool um sich sofort von allen unerwünschten Newslettern abzumelden und benützen Sie stattdessen sogenannte RSS Reader wie z.B. Feedly wo Sie die gewünschten Informationen jederzeit abrufen können.
• Halten Sie in Ihrem Emailprogramm in den Einstellungen nach "Nachrichten als Konversationen" Ausschau und aktivieren Sie dies. Zusammengehörende Konversationen werden damit in eine Email zusammengefasst (auch bekannt als Thread-Darstellung).
• Definieren Sie fixe Zeiten, wo Sie Emails bearbeiten. z.B. 15 min. am Morgen und 30 min. am Abend
• Arbeiten Sie mit "Filtern" und "Regeln", wo Sie gewisse eingehende nicht dringende Emails automatisch in einen separaten Eingangsorder verschieben lassen können. Aber Achtung: Aus den Augen ist (meistens) aus dem Sinn.
• Erstellen Sie einen Archivordner, wo Sie alle Emails verschieben, auf die Sie bei Bedarf noch Zugriff haben möchten. Mit der Suchfunktion finden Sie die Emails im Archiv schnell. So fällt das "löschen" einfacher.
• Auch bei Emails gilt: Weniger ist Mehr. Brauche ich es, liebe ich es es, nützt es mir und meiner Mission (siehe Kapitel im Buch "Was ist meine Mission"?). Untersuchen und hinterfragen Sie also jede einkommende Email kritisch (und sorgen Sie dafür, dass diese nicht noch einmal kommt, sollte sie überflüssig sein).
• Akustische und optische E-Mail-Empfangssignale ausschalten (man wird weniger unterbrochen und kommt nicht unter Druck, ständig Emails abarbeiten zu müssen)
• Informationen verlagern: Wenn es gewisse Inhalte von einzelnen Emails gibt, die Sie behalten möchten, arbeiten Sie mit Tools wie Pocket oder einem simplen Textfile (copy/past)
• Das Email Eingangsfach darf nicht zu einer gefühlten To-Do Liste werden!
• Seien Sie auch ein bisschen streng mit sich, wer eine Email öffnen und lesen kann, kann auch handeln: beantworten (falls in 5 min. möglich/ löschen/ abmelden oder in der Ordner: "zu Erledigen" verschieben.

Notfalltyp wenn Sie tausende von Emails im Eingangsordner haben

• Erstellen Sie einen neuen Ordner "abarbeiten". Bewegen Sie sämtliche Emails in diesen Ordner, damit der Posteingang leer wird. Ab jetzt jeden Tag die neuen Emails normal erledigen. Zusätzlich jeden Tag 15 Minuten Emails vom Ordner "abarbeiten" bearbeiten: löschen/ archivieren/ entscheiden/ erledigen etc.

Minimalismus E Mail Organisation Coaching

Als Aufräumexperte helfe ich Ihnen gerne, Ihre Emails aufzuräumen und besser zu organisieren. Dazu reichen oft wenige Online Coaching Stunden. Via Fernzugriff sehe ich auf Ihren Computer und gebe Ihnen die nötigen Werkzeuge für eine permanente Email Ordnung.