Home Office Tipps

10 Home Office Tipps - Einleitung

Home Office Tipps gesucht um jetzt, in Zeiten von Coronavirus aber auch danach, dein Homeoffice einrichten oder sogar ein papierloses Büro?  Mit dem Fortschritt der Technologie wird das Arbeiten aus der Ferne zu einer Tatsache des Lebens, auch nach Corona. Die gute Nachricht: Für ein Minimalisus Home Office benötigst du nicht viel. Die schlechte Nachricht: Ist eigentlich eher eine Herausforderung, wo es um das Erlernen von neuen Gewohnheiten geht und vielleicht ein paar technische Dinge, die du lernen musst. Beim Minimalismus Home Office geht es vor allem darum, die beste Art und Weise zu finden, wie man seine Sachen organisiert und wie man ein- und ausgehende Informationen verarbeitet. Es geht also auf der einen Seite um einen technischen auf der anderen Seite dann aber auch um einen menschlichen Faktor.

Home Office Tipps - 1: Räumliche Trennung

Dein Home-Office muss sich in einem Raum befinden, den du außerhalb der Arbeitszeiten, verlassen kannst. Weil wenn du keine Trennung zwischen deinem Homeoffice und dem Rest deines zuHauses schaffen kannst, wird dir die Arbeit überall hin folgen und deine Grenzen zwischen Privat und Geschäftlich verschmelzen, was es unbedingt zu vermeiden gilt. Deine Work-Life-Balance, wie es immer so schön heisst, kannst du nur aufrecht erhalten, wenn du Grenzen schaffst und da gehört die Räumliche unbedingt dazu. Wenn du keinen separaten Raum zur Verfügung hast, suche dir wenigstens eine Ecke, wo du möglichst ungestört bist. Was du auf jeden Fall vermeiden willst, ist dass mögliche Ablenkungsquellen wie TV und Co. in greifbarer Nähe sind.

Home Office Tipps - 2: Technisches Equipment

Wenn du für eine räumliche Trennung gesorgt hast, brauchst du ein minimales technisches Equipment, dass dich für einen effizienten und leichten Workflow unterstützt. Der Vorteil von einem Desktopcomputer, also das grosse Teil mit Rechner, Bildschirm, Tastatur und Maus ist sicher der, dass er dir hilft, das mit der Trennung von Beruf und Privat einfacher umsetzen zu können. Wenn du ab und zu auch gerne draussen arbeitest und den Computer womöglich beruflich auch noch ausser Haus benötigst, ist eher ein Laptop angebracht. Wenn du dich für einen Laptop entscheidest und wirklich oft daran arbeitest, empfehle ich dir einen klappbaren Laptopständer, damit das ganze auch ergonomisch ist, also dein Blick auf den Bildschirm gerade ist, den Link zu diesem Produkt findest du hier. Wenn du zudem oft viele Fenster offen hast oder zum Beispiel wie ich mit Film und Fotobearbeitung arbeitest, macht ein zweiter Monitor Sinn, damit du mehr Arbeitsfläche zur Verfügung hast und einfach effizienter arbeiten kannst. Der Link zu diesem portablen Monitor findest du hier. Und da wäre noch der Drucker: Weil ich papierlos bin, benötige ich diesen wirklich nur sehr selten und er ist somit bewusst im Wohnzimmer im Sideboard versteckt, was mit heutigen Wifi-Drucker ja auch problemlos möglich ist, wo du sogar via deinem Smartphone darauf drucken kannst. Der Link zu diesem Drucker Modell findest du hier. Fürs scannen von eingehenden Dokumenten und Belegen kannst du problemlos dein Smartphone verwenden. Wo wir beim nächsten Punkt sind.

Home Office Tipps - 3: Papierlos sein

Viele denken, dass es unglaublich schwierig ist, papierlos zu werden oder zu sein. Dabei ist es keine grosse Sache. Fürs Scannen kommt wie gesagt dein Smartphone zum Einsatz. Wenn du ein iPhone besitzt kannst du mit der Notizen App Dokumente scannen das ich in einem früheren Video gezeigt habe oder, wenn du deine Dokumente mit OCR Technick scannen willst, also dass du den Text später aus deinem Dokument kopieren kannst, empfehle ich dir die Scanbot App (IOS, Android), eine führende Smartphone Scan App. Der grosse Vorteil von OCR ist, dass wenn du später nach einem bestimmten Wort, auch nach Jahren noch schnell das gewünschte Dokument über die Suchfunktion am Computer findest. Zbs. kommt dir in den Sinn, dass du doch vor Jahren eine komplizierte Zahnbehandlung hattest und du sucht dann nach dem Wort Zahn und dieses kommt sicher in einem der gescannten Dokumente vor und schon hast du dein Dokument in sekundenschnelle gefunden. Das ist die Power vom papierlosen Büro. Diese Schnelligkeit kriegst du mit keinem physischen Ordner System hin. Wenn du extrem viel zum scannen hast und vorallem bestehende Dokumente digitalisieren willst, ist dies ein sehr guter Scanner, der diverse Formate blitzschnell scannt.

Home Office Tipps - 4: Papierlos werden

Wenn du bisher mit Papier gearbeitet hast, also Erstellen von Handnotizen, ausdrucken von Dokuementen und verwalten und ablegen von eingehender Post, dann ist dies der erste Schritt, dass du dafür sorgst, dass du dies umstellst und nichts neues mehr in Papierform reinkommt. Machs langsam und kontinuerlich. Zu Beginn kannst du z.B. in die Wege leiten, dass dich Krankenkassen und Bankbelege nur noch digital erreichen. Mit der Zeit stellst du vielleicht deine phyischen Zeitungen und Magazine auf die digitale Ausgaben um. Dann versuchst du anstelle von Stift und Papier für Notizen dein Smartphone mit der Notizenapp zu verwenden oder die fertigen Papiernotizen zu scannen uzw. Für die physische Briefpost gilt: zur Kenntnisnehmen und weg damit oder wenn es wichtig ist mit der Scanbot App scannen. Es dauert nur Sekunden und mit Scanbot kannst du es blitzschnell organisieren und benennen wie du vorher gesehen hast. Falls physische Rechnungen kommen, sammelst du die an einem Ort, wo du sie einmal pro Monate rausnimmst wenn du deine Zahlungen machst und dann wegwirfst. Den Beleg dass du es bezahlt hast, kannst du via deinem Online Banking geben. Falls du kein Online Banking machst, bewahrst du natürlich die Quittung auf. Die Minimalismus E-Mail Organisation wurde hier behandelt. 

Home Office Tipps - 5: Büro Equipment

Ist schnell erklärt, ein Tisch, ein Stuhl und eine Ablage für Schreib- und Briefsachen, achte hier darauf, dass es wirklich nur die Essenz ist, nicht voll gestopft ist, so dass alles übersichtlich ist und jedes Ding seinen Parkplatz hat und optional eine sogenannte AVOR Zone (Arbeitsvorbereitung), wo du z.B. deine anfallenden Arbeiten vorbereiten kannst, also eine weitere Arbeitsfläche zur Verfügung hast, ein Ausgangsfach definieren kannst, für Dinge, die eben raus müssen wie etwa Briefe und ein Pendentfach, für Dinge wo du von einer externen Quelle auf einen Input wartest, damit du es abschliessen kannst. Im Video „Organisieren für Kreative“ habe ich über sogenannte Links und Rechtshirner gesprochen. In Bezug auf das Methodisieren, dem dritten M meiner 4M Methode zum Minimalisieren, bedeutet es, dass es für den Linkshirner eher besser ist, wenn er die Dinge, die er gerade nicht im Büro braucht aus dem Blickfeld verschwinden lassen kann. Der Rechtshirner hat es lieber visuell und sofort griffbereit. 

Home Office Tipps - 6: Was physisch bleibt

Diplome, Garantiescheine die man physisch im Laden erhält und sonstige wichtige Dokumente wie Verträge, Bürgschaften, Versicherungspolicen. Es sollte wirklich nur die Essenz sein, beim Rest handelt es sich meistens nur um Informationen, wo du ev. mal etwas nachschauen musst, und dazu reicht ein digitaler Scan. Klar, wenn du gerade in einem Rechtsstreit oder Erbstreit bist, dann behältst du die Sachen im Original, bis es abgeschlossen ist. Erkundige dich auch bei deinen lokalen Behören, was diese im Original verlangen und wo das Digitale genügt. 

Einiges bleibt also trotz papierloses Büro noch physisch in Papierform. Für eine minimalistische und schlanke Lösung eignen sich sogenannte Schnellhefter hervorragend. Viele machen es viel zu kompliziert, zu viele Kategorien und Unterkategorien. Schaffe mit den Schnellhefter eine ganz simple Grundordnung. Grundregel: Pro Person im Haushalt ein Schnellhefter. Somit könnte sich folgende Aufteilung ergeben:

• CV (Diplome, Zertifikate, Zeugnisse)
• Wohnung/ Haus (Kaufvertrag, Grundbuch etc.)
• Haushalt (Garantien, Versicherungspolicen etc.)
• Persönliches (Krankenkassen Police, 3A etc.)
• optional Pendent (pro Fall)
• Steuern (pro Jahr)

Home Office Tipps - 7: Die treibende Kraft

Ich war in den letzten Jahren bei vielen Büro Minimalisierungsprojekten dabei. Und wenn sie etwas gemeinsam haben, dann ist es die treibende Kraft, warum gerade bei Dokumenten und zuviel Büromaterial oft Chaos herrscht. Die treibende Kraft, wie fast bei allem, wenn es ums Loslassen geht ist: ANGST. Die Angst davor, am Tag X die nötige Information nicht zu haben. Die Angst davor etwas nicht belegen zu können. Der Sicherheitsaspekt ist bei vielen so hoch, dass Sie bereit sind, das Chaos in Kauf zu nehmen. Versuch diese Angst schrittweise zu bekämpfen und gehe es Schritt für Schritt an. Du hast zbs. jahrelang alles von deiner Krankenkasse aufbewahrt, jeder Beleg, jedes Infoschreiben, jede Abrechnung. Wie oft hast du all diese Unterlagen tatsächlich gebraucht? Was brauchst du eigentlich wirklich von deiner Krankenkasse, du brauchst die jährliche Übersicht für deine Steuererklärung. Die kannst du digital einfordern oder scannen. Und was wäre das schlimmste was passieren könnte? Das du am Tax X etwas von deiner Krankenkasse brauchst und nicht hast. Was wäre so schlimm daran? Ein Telefon an deine Krankenkasse und es lässt sich klären. Siehst du in welche Richtung es geht, um die Angst zu bekämpfen? Kläre die tatsächliche Relevanz ab und ob du es wirklich brauchst oder deine Angst und Unsicherheit die wahren Gründe fürs Aufbewahren sind. Im Zweifelsfalle: Scannen.

Home Office Tipps - 8: Agenda, To-Do’s, Kontakte

Fürs Papierlose Büro gehören natürlich auch die elektronische Agenda, das elektronische Adressbuch und ev. ein elektronisches Aufgabenverwaltungstool dazu. Falls du hier weiterhin mit Papier arbeiten willst, ist nur wichtig, dass die Informationen zentral an einem Ort sind und du schnell findest, was du suchst. Der Haupt Vorteil von der elektronischen Variante ist die Suchfunktion, mit der du in Sekunden findest, was du suchst. Und du kannst Inhalte kopieren, teilen, duplizieren, extrahieren und bist somit effizienter als mit der Papierversion. Falls du konkrete Hilfe für die Umstellung von Papier zu Digital brauchst, kannst du dich gerne bei mir für ein Online Coaching melden (Link folgt nach Punkt 10).

Home Office Tipps - 9: Ordnerstruktur

Es ist erwiesen, dass das menschliche Gehirn 7 verschiedene Dinge erfassen und verwalten kann. Versuche also nicht mehr als 7 Ordner zu haben nur weil es Platz hat. In den 7 Ordner kannst du dann nochmals 7 und in denen nochmals 7 haben. Aber: Je weniger desto besser. Hier ein Beispiel:

Home Office Tipps - 10: Minimalismus Gesetze anwenden

Die bisherigen 9 Punkte sind deine Hardware. Die Software bist du, der Faktor Mensch. Das Minimalismus Home Office heisst Minimalismus Home Office. Das soll nicht nur cool klingen, sondern eben auch tatsächlich so sein. Ein minimalistisches Büroerlebnis, dass sich frei und unbeschwert anfühlt und du jederzeit das Gefühl hast, es im Griff zu haben. Wie geht das? Wende die 5 Minimalismus Gesetze an, die wir schon öfters beim physischen Ausmisten brauchten. Kurzer Recap mit speziellem Fokus auf das Minimalismus Home Office bezogen:

• Horror Vacui: Pufferzonen bewusst einplanen, lasse Leer auch in deinem Terminkalender zu. Nicht dass du dann in dieser Zeit nichts machst, aber es fördert deine Gelassenheit und Achtsamkeit und beugt Stress und Burnout vor und sorgt dafür, dass du deine bestehenden Aufgaben ganz anders wahrnimmst und erledigst.
• Pareto Gesetz: Welche 20% deiner Arbeiten und To Do’s sind wirklich wichtig und bringen einen echten Mehrwert? Konzentriere dich auf die Essenz.
• Parkinson Gesetz: Setze dir Zeitlimiten, das beugt Perfektionismus vor. Setze dir beim Einrichten deines Home Office räumliche Limiten mit den Büromöbel, damit du dich mit weniger anders organisierst.
• Kiss Gesetz: Keep it simple, also beantworte Emails zbs. nicht kompliziert und lange, sondern kurz und auf den Punkt. Lieber minimalistisch und erledigt als kompliziert und aufgeschoben.
• Ohio Gesetz: nicht aufschieben, sondern sofort erledigen. Und wenn dies einmal nicht möglich ist? Dann erledige trotzdem einen ersten Minischritt. Dies schont deine Zeit und Energieressourcen weil du nie den roten Faden verlierst.

 

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